מה לכלול במסמך
- תיאור קצר של הארגון והפעילות.
- הסיבה לפנייה דווקא עכשיו.
- מטרות עסקיות ותקשורתיות.
- קהלים, שווקים ושפות.
- רגישויות, מגבלות ונושאים משפטיים.
- מבנה הצוות הפנימי ותהליך האישור.
- מסגרת תקציב ולוח זמנים.
לספר גם על הקושי
אם יש מוניטין מורכב, הנהלה שאינה מתראיינת או ניסיון קודם שלא הצליח, כדאי לומר זאת. משרד שמקבל תמונה נקייה מדי יבנה הצעה שאינה מתאימה למציאות. אין צורך למסור מידע סודי לפני חתימת סודיות, אך יש להבהיר את סוג האתגר.
מה לבקש מהמשרד
בקשו הסבר על הגישה, שני מקרי ניסיון רלוונטיים, שמות האנשים שיטפלו בתיק והצעת עבודה לשלושת החודשים הראשונים. אין צורך לדרוש קמפיין שלם בחינם. תרגיל גדול מעודד מצגות מרשימות ולא בהכרח מנבא עבודה טובה.
כדאי לבקש גם דוגמה לדוח, נוהל משבר והסבר ברור על מה כלול במחיר.
איך לבחור רשימה קצרה
אל תפנו לעשרים משרדים. בחרו שלושה עד חמישה עם התאמה ענפית וסוג עבודה מתאים. משרד צרכנות גדול ומשרד בוטיק משפטי אינם בהכרח מתחרים על אותו צורך.
אפשר לקיים שיחת היכרות קצרה לפני המסמך. לעיתים עשרים דקות מספיקות כדי להבין שאין התאמה.
ניקוד שאינו מכני
טבלה עוזרת להשוות ניסיון, צוות, זמינות ומחיר. היא לא צריכה להחליף שיקול דעת. שירות יחסי ציבור תלוי באמון, כימיה ויכולת להתמודד עם אי הסכמה. אלה דברים שקשה לתת להם ציון, אך אסור להתעלם מהם.
שאלות לפגישה
- מי ירים את הטלפון כשעולה שאלה דחופה.
- איזה מידע אתם צריכים מאיתנו כדי להצליח.
- באילו מצבים תגידו לנו לא להתראיין.
- איך אתם מטפלים בלקוח מתחרה.
- מה ייחשב בעיניכם התחלה טובה אחרי שלושה חודשים.
- מה בהצעה אינו כלול במחיר.