שבועות 1 עד 3: להכיר את הארגון
המשרד צריך לפגוש הנהלה, להבין מוצרים, לעבור על פרסומים קודמים ולזהות נושאים רגישים. זה הזמן לשתף גם כישלונות, תביעות, לקוחות לא מרוצים ומחלוקות פנימיות שעשויות לצוף. הפתעה מאוחרת יקרה יותר משיחה לא נעימה בתחילת הדרך.
במקביל צריך להחליט מי מאשר תגובות, מי יכול להתראיין ומהו זמן תגובה סביר.
מסמך מסרים שלא נשאר במגירה
מסרים צריכים להיות קצרים, עובדתיים וניתנים להוכחה. מסמך של ארבעים עמודים אינו בהכרח שימושי. עדיף שיהיו בו תשובות לשאלות קשות, נתונים מאומתים ודוגמאות שאפשר להבין בלי היכרות מוקדמת עם החברה.
חודש שני: להתחיל לזוז
בשלב הזה אמורות להופיע יוזמות ראשונות: פגישות רקע, תגובות לנושאים אקטואליים, הצעת מאמר או הכנת סיפור רחב יותר. לא כל פנייה תתפרסם. המטרה היא גם ללמוד אילו זוויות מקבלות עניין ואילו אינן מחזיקות.
אם אין עדיין סיפור מתאים, עדיף שהמשרד יאמר זאת ויבנה מהלך, במקום להפיץ הודעה חסרת ערך.
חודש שלישי: לבדוק את מערכת העבודה
- האם המשרד מבין את העסק בלי לקבל בכל פעם הסבר מחדש.
- האם יש יוזמה, ולא רק תגובה לבקשות מהארגון.
- האם האישורים ניתנים בזמן.
- האם ההנהלה זמינה כאשר נדרש דובר.
- האם הדיווח מסביר איכות ותובנות, ולא רק סופר קישורים.
מתי מוקדם מדי לשפוט
אם החברה התחילה בלי חומרים, בלי דוברים ועם תהליך אישור של שבוע, קשה לצפות לפעילות רציפה בתוך חודש. גם בתחומים שבהם יש מעט כתבים ומעט חדשות, בניית קשר לוקחת זמן.
לעומת זאת, חוסר סדר, העדר פגישות, טעויות בעובדות או היעלמות של הצוות אינם בעיית סבלנות. אלה סימני עבודה שצריך לטפל בהם מיד.
פגישת תשעים הימים
בסוף התקופה כדאי לקיים שיחה נפרדת מהסטטוס השוטף. עוברים על המטרות, על מה שנלמד ועל שלושה חודשים קדימה. זו גם הזדמנות לומר מה לא עובד משני הצדדים. משרד טוב צריך להיות מסוגל לשנות כיוון בלי להגן על כל רעיון כאילו הוא נכס.